Warehouse Adalah

  • Whatsapp

Seperti halnya Anda yang memiliki ruang penyimpanan di rumah, perusahaan pun mempunyai gudang khusus untuk menampung barang produksi. Pihak yang mengelolanya disebut bagian warehouse. Pengelolaan warehouse adalah mulai dari penyimpanan, perawatan hingga pengiriman.

Walaupun terkesan sebagai posisi yang tidak mentereng dan hanya di balik layar, tapi staf warehouse tetap memiliki andil besar bagi perusahaan. Anda akan lebih paham setelah membaca penjelasan lengkapnya.

Pengertian Warehouse

Pengertian Warehouse

Apabila dilihat dari katanya, ‘warehouse’ berasal dari bahasa Inggris yang berarti gudang. Kemudian, dalam sistem logistik perusahaan, pengertian warehouse adalah bagian yang menangani  penyimpanan barang mentah, setengah jadi maupun produk jadi untuk didistribusikan nantinya.

Dengan kata lain, warehouse merupakan pekerjaan pergudangan yang dilakukan oleh banyak staf dari suatu perusahaan. Keberadaan warehouse sangatlah penting karena setiap perusahaan membutuhkan pengelola untuk semua barang produksi dan hasil produksi agar tidak tercecer.

Barang yang tersimpan dalam gudang dan dikelola oleh bagian warehouse bersifat sementara. Selain itu, jumlahnya juga terbatas tergantung dari kapasitas gudang. Pada setiap waktu tertentu, barang akan keluar dan didistribusikan dalam jumlah sesuai permintaan.

6 Tugas Bagian Warehouse

Bagi Anda yang tertarik atau sekadar penasaran dengan pekerjaan warehouse, sebaiknya perlu mengetahui job description dari bagian gudang tersebut. Secara lebih detail, tugas yang dibebankan ke bagian warehouse adalah sebagai berikut:

1. Melakukan Bongkar Muat Barang

Melakukan Bongkar Muat Barang

Bagian gudang tidak lepas dari urusan barang-barang termasuk aktivitas bongkar muat. Pekerja warehouse memiliki tugas untuk mengawasi proses bongkar, proses muat sekaligus bagging atau pengepakan barang yang akan dikirim.

Aktivitas bongkar muat juga berkaitan dengan pencatatan data jumlah barang, jenis barang, waktu pengiriman dan pihak yang menerima. Data tersebut nantinya akan bermanfaat saat penyusunan laporan.

2. Melakukan Pengecekan Barang

Melakukan Pengecekan Barang

Perusahaan tidak hanya menyimpan 1 atau 5 barang tetapi bisa lebih dari ratusan hingga ribuan barang. Oleh sebab itu, sudah menjadi tugas warehouse untuk melakukan pengecekan secara berkala.

Adapun hal yang wajib dicek meliputi kuantitas barang, kualitas barang dan kondisi barang pada saat itu. Kuantitas perlu diketahui untuk menentukan apakah akan melakukan restock atau tidak.

Selanjutnya, bagian warehouse juga wajib memeriksa kualitas dan kondisi barang untuk memastikan kelayakannya. Selain itu, dengan mengecek barang maka pekerja bagian warehouse dapat memastikan kesesuaian data tertulis dengan data yang ada di lapangan.

3. Menyiapkan Pengiriman Barang

Menyiapkan Pengiriman Barang

Tugas lain yang dikerjakan oleh staf warehouse adalah menyiapkan barang yang akan dikirim ke klien. Walaupun ada pihak lain yang terlibat, warehouse tetap ikut serta dalam tahap persiapan.

Beberapa tugas yang dilakukan meliputi pencatatan alamat tujuan barang, kelengkapan administrasi, penghitungan jumlah barang, pengepakan hingga pengangkutan barang.

4. Menandatangani Surat Penerimaan Barang

Menandatangani Surat Penerimaan Barang

Staf warehouse atau gudang memiliki tugas untuk menandatangani surat penerimaan barang. Hanya saja, surat yang boleh ditandatangani terbatas hanya yang isinya berkaitan dengan aktivitas barang di area gudang.

Dalam membubuhkan tanda tangan juga harus mengikuti prosedur khusus dari perusahaan. Dengan begitu, barang yang diterima baik dari pihak eksportir, produsen dan mitra lainnya tercatat legal.

5. Menyusun Laporan

Menyusun Laporan

Selanjutnya, tugas warehouse adalah membuat laporan mengenai arus pergerakan barang-barang yang ada di gudang. Adapun data yang dimasukan ke laporan meliputi:

  • Jumlah barang masuk dan barang keluar
  • Pengembalian barang
  • Jumlah barang yang rusak
  • Stok barang
  • Jenis dan nama barang

Pada umumnya, jenis laporan yang dibuat berupa laporan mingguan, bulanan dan tahunan. Dengan begitu, pihak perusahaan dapat memantau pengelolaan gudang lebih mudah.

6. Melakukan Koordinasi dengan Bagian Lain

Melakukan Koordinasi dengan Bagian Lain

Warehouse tidak bekerja sendirian karena kerap berhubungan dengan divisi lain di perusahaan dan para klien. Oleh sebab itu, sudah menjadi tugas pergudangan untuk melakukan koordinasi dengan pihak yang terlibat dalam proses pengadaan dan penjualan barang.

Tanggung Jawab Bagian Warehouse

Tanggung Jawab Bagian Warehouse

Tidak hanya tugas, bagian gudang juga mengemban beberapa tanggung jawab yang penting berkaitan dengan barang-barang milik perusahaan. Adapun tanggung jawab warehouse adalah:

  1. Mengelola semua barang yang masuk dan keluar untuk menghindari kerugian perusahaan
  2. Memastikan semua barang dalam kualitas yang bagus dan layak untuk digunakan atau dikonsumsi
  3. Menangani seluruh barang yang tersimpan di gudang berdasarkan SOP dan FIFO agar menghindari adanya bad stock alias barang yang rusak
  4. Memastikan keamanan seluruh barang yang ada di gudang sehingga tidak ada yang hilang
  5. Melakukan pencegahan terhadap peristiwa yang mengancam seperti pencurian dan kebakaran
  6. Memastikan gudang selalu dalam keadaan bersih dan rapi
  7. Memastikan laporan mengenai aktivitas barang diselesaikan tepat waktu
  8. Mengatur waktu pengiriman barang agar lebih efisien dan efektif
  9. Memastikan kuantitas dan kualitas setiap barang yang diterima
  10. Memastikan ketersediaan dan kondisi barang sesuai dengan catatan yang ada pada dokumen inventory
  11. Menganalisa kebutuhan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan setiap bulannya

Contoh Posisi yang Ada di Warehouse dan Kualifikasinya

Tugas dan tanggung jawab yang cukup banyak tidak dikerjakan oleh sembarang orang yang ada di bagian gudang. Sistem pembagiannya berdasarkan pada posisi-posisi khusus yang dibuat oleh perusahaan.

Beberapa posisi yang biasa ada di bagian warehouse adalah:

1. Worker

Worker

Posisi worker merupakan bagian dari staf warehouse. Ruang lingkup kerjanya meliputi pemindahan barang, pengangkatan barang saat bongkar muat dan pengepakan barang.

Selain itu, warehouse worker juga melakukan koordinasi dengan bagian Quality Control (QC) dan koordinator apabila ada paket barang yang bermasalah.

Oleh sebab itu, seorang warehouse worker harus memenuhi kualifikasi seperti:

  • Memiliki kesehatan fisik yang prima
  • Mampu mengangkat beban yang cukup berat
  • Cekatan dan profesional dalam bekerja
  • Sanggup mengikuti SOP dan jam kerja yang ditentukan perusahaan

2. Admin

Admin

Selanjutnya adalah posisi admin gudang yang pekerjaannya berkutat dengan penginputan data barang ke sistem. Data yang dicatat meliputi aktivitas barang masuk, barang keluar dan data lain yang penting.

Selain itu, admin gudang juga harus memastikan barcode pada packaging barang bisa sudah berhasil discan. Persyaratan utama untuk menjadi admin gudang antara lain:

  • Menguasai penggunaan komputer dan perangkat elektronik lain
  • Mampu menjalankan software Microsoft Office dengan baik
  • Memahami Warehouse Management System (WMS)
  • Memiliki ketelitian dan kecermatan yang tinggi
  • Mampu mengatur waktu dengan baik
  • Memiliki kemampuan komunikasi yang efektif

3. Kurir

Kurir

Bagian gudang juga memiliki posisi kurir yang menggunakan kendaraan roda dua maupun roda empat. Ruang lingkup kerja kurir warehouse adalah mengantarkan paket, mengambil paket dan memastikan kecocokan antara dokumen dengan paket yang diambil.

Seorang kurir gudang, harus memenuhi kriteria umum sebagai berikut:

  • Memiliki SIM C atau SIM A maupun keduanya
  • Memiliki kesehatan jasmani dan rohani sehingga sanggup bekerja dengan prima
  • Mampu bekerja dengan baik dalam tim maupun secara individu
  • Memiliki sikap yang jujur, bertanggung jawab dan disiplin
  • Memiliki kemampuan komunikasi yang bagus
  • Sanggup mematuhi peraturan perusahaan

4. Packer

Packer

Posisi packer atau pengepak memiliki tugas utama dalam proses pengemasan barang yang diminta klien. Setiap pengemasan harus dilakukan dengan baik, rapi dan aman sehingga barang tidak rusak saat sampai di tangan klien.

Selain itu, packer barang di gudang juga bertanggung jawab dalam pengambilan barang berdasarkan FIFO (First In First Out) maupun FEFO (First Expired First Out). Dengan begitu, kualitas semua barang dapat terjaga.

Adapun kualifikasi utama untuk posisi packer barang gudang meliputi:

  • Menguasai cara pengemasan barang secara tunggal (per item) maupun secara grosir (koli)
  • Mampu menata paket yang sudah dikemas dengan rapi
  • Mampu bekerja sesuai target yang ditetapkan perusahaan
  • Memiliki kecepatan, ketelitian dan ketepatan dalam bekerja
  • Mampu melakukan koordinasi dengan baik

5. Helper

Helper

Helper merupakan salah satu staf warehouse yang membantu pekerjaan di area gudang. Beberapa di antaranya adalah membersihkan gudang, menata barang yang berantakan, melakukan pengecekan rak penyimpanan barang dan hal lain yang mendukung staf lain.

Kualifikasi untuk menempati posisi helper gudang meliputi:

  • Memiliki kesehatan fisik yang bagus
  • Mampu bekerja dengan cepat, cekatan, rapi dan teliti
  • Memiliki rasa tanggung jawab akan pekerjaan yang diberikan
  • Memiliki sikap jujur dan disiplin

6. Quality Control

Quality Control

Posisi Quality Control (QC) warehouse adalah pihak yang melakukan pengecekan terhadap kualitas setiap barang yang masuk maupun barang yang keluar.

Selain itu, ruang lingkup kerja QC meliputi memeriksa tanggal kadaluarsa barang, memeriksa dokumen dari barang yang masuk dan keluar, melaporkan kualitas barang yang sudah dicek dan merawat mesin sortir secara berkala.

Kriteria untuk menjadi QC gudang antara lain:

  • Memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni
  • Menguasai kemampuan manajerial
  • Mampu berpikir cepat dan kritis
  • Memiliki kemampuan analisis yang tajam
  • Memiliki sikap jujur, disiplin dan tanggung jawab

7. Operator Truk Garpu (Forklift)

Operator Truk Garpu (Forklift)

Terakhir adalah posisi operator truk garpu alias forklift. Jangan dibayangkan truk yang dimaksud memiliki ukuran besar seperti truk pada umumnya. Forklift adalah truk khusus yang digunakan untuk mengangkut dan memindahkan barang.

Setiap forklift memiliki kapasitas maksimum dalam mengangkat barang pada jarak dan ketinggian tertentu. Adapun kualifikasi untuk menjadi operator forklift yaitu:

  • Mampu menjalankan forklift dengan mahir sehingga minim kesalahan
  • Mampu merawat forklift dengan baik
  • Memiliki rasa tanggung jawab
  • Bekerja dengan disiplin, teliti dan profesional

Beberapa Istilah Khusus Bagian Warehouse

Pada umumnya, setiap profesi memiliki istilah khusus yang melekat dan kerap digunakan, begitu pun dengan bagian gudang. Adapun beberapa istilah yang dipakai dalam lingkup warehouse adalah sebagai berikut:

1. Logistik

Logistik

Logistik merupakan istilah yang mengacu pada proses penyimpanan barang, pengadaan barang, perawatan barang dan pendistribusian barang.

Bagian warehouse dituntut untuk menjalankan fungsi logistik dengan baik sehingga mulai dari penyimpanan, pengelolaan hingga pengiriman barang tidak menemui masalah.

2. Warehouse Management System (WMS)

Warehouse Management System (WMS)

WMS atau singkatnya Sistem Warehouse adalah software yang dibuat oleh ILCS untuk mendukung kelancaran manajemen pergudangan mulai dari pergerakan barang yang masuk hingga barang yang keluar.

Software WMS didukung dengan berbagai fitur yang canggih untuk menangani penerimaan dan pengiriman barang secara otomatis. Dengan begitu, staf warehouse bisa menghemat waktu dan tenaga.

3. Picking dan Packaging

Picking dan Packaging

Kedua istilah tersebut yakni picking dan packaging merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan. Alur picking dan packing melibatkan penerimaan barang, pembongkaran barang, pemilihan barang yang relevan, pengemasan hingga pendistribusian.

4. Reverse Logistic

Reverse Logistic

Istilah terakhir yang sering digunakan adalah reverse logistic. Adapun pengertiannya yaitu pengembalian barang oleh klien ke gudang karena faktor kerusakan, ketidaksesuaian jenis maupun faktor lain yang membuat klien merasa dirugikan.

Fungsi utama bagian warehouse adalah manajemen logistik yang berkutat dalam penyimpanan dan penyaluran barang ke pihak lain yang membutuhkan barang tersebut.

Jenis barang yang disimpan dan dikelola oleh staf warehouse meliputi barang baku, produk yang setengah jadi, produk yang sudah jadi maupun komponen lain. Semua barang berada dalam tanggung jawab staf gudang yang terdiri dari berbagai posisi dengan tugas yang lebih terarah.

Keberadaan gudang penyimpanan dan staf yang bekerja di dalamnya sangat penting bagi perusahaan. Sebab, stok barang dapat membuat perusahaan terus bergerak dan data yang dibuat admin gudang membantu perusahaan dalam memutuskan kebijakan terkait manajemen.

 

Lihat Juga : SPG Adalah

Related posts